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Gerenciar seus arquivos físicos - Gerenciamento de registros de empresas


É crucial para uma empresa preocupada com seus documentos

A eficácia de uma gestão de um arquivo físico de uma empresa depende da implementação de ferramentas e métodos específicosMuito mais que um mero legal compulsão para cumprir, o arquivamento é uma necessidade. O gerenciamento de registros atuais, intermediário e de gerenciamento de arquivos para dois serviços não particionado e articuladas entre si: os arquivos e o serviço de repositório de registros.

Como tal, o arquivamento de documentos em papel é um procedimento que pode ser rapidamente complexo de regras e boas práticas, se elas não são atendidas, tanto em termos de classificação no armazenamento.

Independentemente do formulário ou a actividade da empresa, o gerenciamento de arquivos é uma necessidade.

Ela começou levemente, embora seja baseado em ações a priori simples: o objetivo do arquivo é, por um lado, para o reter e manter os documentos da empresa, em bom estado, por outro lado, para encontrá-los ou devolvê-los a qualquer momento.

É por isso que, não se reduz a um simples armazenamento, a fim de cumprir com o período de retenção de documentos, mas é baseado em um gerenciamento abrangente de papel, arquivo morto, que é parte de uma política de arquivamento de que será eficaz e sustentável, desde a criação até a destruição dos arquivos.

A gestão do a corrente e intermediário de arquivos para fins administrativos exige determinadas ferramentas e métodos específicos, tendo em conta o conjunto de restrições relacionadas com a gestão de documentos.

Este arquivamento de procedimento requer mais rigor e lógica, porque ele inclui: A gestão do arquivo físico (e arquivos) não pode ser improvisado.

Implementar um poderoso e comprovada ajuda a garantir a acessibilidade, confiabilidade e integridade dos documentos. Este sistema garante o suporte do documento desde a sua criação até o seu arquivamento.

Ele oferece muitas possibilidades, tais como a implementação de procedimentos e direitos de acesso.

Com relação ao regulamento para cumprir, existem normas ISO, que são específicos para arquivamento, e, em particular, a norma ISO, que garante: Para o caso específico de documentos oficiais, a norma ISO garante o regulamento de sua escrita, de modo que a norma ISO, como para ela é encarregada de regular os registros de dados. Estas normas ISO ou NF, são transmitidos para o indicativo, eles não são obrigatórias e não são sempre uma garantia de maior profissionalismo. Isso nunca será repetido o suficiente, não se deixe enganar pelas normas. É na troca com terceiros archiver, na sua experiência, e sua compreensão de suas reais necessidades, você vai encontrar o alto-falante você precisa. Os arquivos estão disponíveis para todos os documentos produzidos ou recebidos por uma empresa durante qualquer ano fiscal de sua atividade. Consequentemente, devem ser preservados: eles rastreamento de toda a actividade económica e social da empresa. Como para os substratos, eles são variadas: gestão real depende do tipo de suporte de dados para armazenar e classificar, mas também para a política de arquivamento adotados pela empresa (apropriado para a sua organização e o tipo de atividade) como o tipo específico de cada arquivo (teoria das três idades): Perguntas comuns enfrentando os formuladores de política no campo da classificação e arquivamento de documentos corporativos apresentação de documentos de uma empresa cumpre as regras básicas a seguir para classificar de uma forma prática, eficaz e sustentável em um conjunto de documentos de uma empresa. Uma vez ou outra, uma empresa enfrenta o problema de arquivamento arquivamento e que tem de gerir, depois de ter produzido ou recebido. Deixe apinhamento dos documentos não é a solução Para encontrar uma boa situação, existem procedimentos de classificação designado pelo termo genérico para o Gerenciamento de Registros. Ele é uma ferramenta para o gerenciamento de registros, que recomenda tratá-los como de sua criação: o Seu âmbito de aplicação, portanto, é limitado para a corrente e intermediário de arquivos, levando em consideração: O ponto de vista de normas e regulamentos, o Gerenciamento de Registros é o processo de arquivamento também a caixa. Gerenciamento de registros tem sido o objeto, em, de uma norma internacional, a ISO, adquirida em pela association française de normalisation (AFNOR), sob o título NF ISO. O Gerenciamento de registros, portanto, tem como objetivo o registro e a consideração do documento, desde a sua criação e, por conseguinte, a montante do documentário processo. É por isso que ele inclui em sua abordagem um plano de classificação ou o plano de classificação, incluindo: o Que diferencia a classificação de armazenamento, ele é bonito e bem colocado no lugar montante de gestão de acordo com um esquema de classificação lógica e hierárquica. É, portanto, essencial para o serviço responsável pela implementação do plano de classificação fazer as perguntas certas, a saber: A classificação dos registros atuais é fundamental, ele é dito ser original e consistente, devido ao fato de que ele deve respeitar a vida dos arquivos e que, portanto, torna-se o reflexo da actividade da empresa. Para fazê-lo, a classificação é feita a partir da criação do arquivo e não após o fato, nem para reduzir o congestionamento na pilha de arquivos armazenados sem ter sido processado ou classificados. Como classificar, exige rigor É um método válido, independentemente do tipo de arquivos (corrente, provisória, definitiva). É com base na distinção a ser feita sobre a natureza do material: o ranking é rápido e eficiente, quando se iniciou logo na fase de produção dos arquivos. Portanto, é evidente que o estabelecimento de um plano de classificação não é improvisada e exige uma série de requisitos para ser eficaz. É por isso que ele deve ser estruturado de forma a adaptar-se: Ele deve cair constantemente na perspectiva da pesquisa de documentos (como facilmente encontrar um documento.) e, portanto, deve ser abrangente. Estruturalmente, o plano de classificação de obras em forma lógica e estruturada. Os documentos são classificados e distribuídos de acordo com um esquema lógico e uma hierarquia do geral para o particular. O objetivo é para incorporar todos os documentos, sem perder a precisão. A sua natureza abrangente é devido ao fato de que ele é o encarregado do depósito de todos os documentos de que constem as tarefas da empresa, a sua atividade. Todo um conjunto de documentos a serem classificados, independentemente do tipo de mídia de armazenamento (papel, foto, CD-rom, eletrônica de dados) Finalmente, existem três tipos de plano de classificação de acordo com o tipo de atividade da empresa (funções e atividades), a sua organização (estrutura de operação) e por objeto.

Como os arquivos de uma empresa são um reflexo de sua atividade, de preferência, nenhuma consideração é dada para o plano de classificação funcional.

No entanto, uma combinação de métodos não é para excluir, desde que, é claro, não misture as bases da divisão, e colocar todas as pastas no mesmo nível. Finalmente, o sucesso de um esquema de classificação vai depender do serviço de arquivo que a compilação resultado de um perfeito conhecimento da operação, atividades da empresa e o serviço que ela gerencia.

Este é o motivo de uma investigação, de antemão, é essencial desenvolver um plano de classificação do fato de"tailor-made".

Graças à implementação de um Gerenciamento de Registros dentro da empresa que deseja gerir eficazmente os seus arquivos, é possível, agora, para este último: gerenciamento de arquivos sujeito a um plano eficaz de classificação leva inevitavelmente a um ganho de tempo e produtividade para a empresa e uma redução de custos de gestão, indo na mesma direção.

Em efeito, uma classificação sistematizada de arquivos envolve uma circulação e de acesso muito facilitado, contribuindo, assim, para desenvolver o desempenho da empresa.

A lógica de arquivamento deve levar em conta a duração legais para a conservação de documentos, a fim de determinar quanto tempo um produtor tem interesse em preservar os seus materiais de arquivo, e o destino desses documentos no final deste período de tempo.

O inventário de Livro combinando a quantidade e o valor dos activos e passivos identificados no inventário.

A razão que contém as escrituras do livro-diário desagregados de acordo com o plano de contas da empresa, manter e autenticação dos livros necessários.